«Immagina 2» è un prodotto applicativo che serve per l’archiviazione documentale, ovvero, per archiviare, organizzare e ricercare documenti di qualunque genere (cartaceo e non).

Prima di proseguire è necessario fare chiarezza sull’uso di alcuni termini:

• L’archiviazione documentale (spesso indicata anche con il termine di archiviazione ottica), come si può facilmente desumere dal termine,  ha lo scopo di fornire strumenti per l’archiviazione dei documenti, ovvero la memorizzazione e l’estrazione dei documenti. Le prestazioni, il modo in cui vengono automatizzati i processi di memorizzazione ed estrazione dei documenti ed i criteri adottati nella implementazione delle tecniche di gestione dei supporti di memorizzazione rappresentano alcuni dei parametri su cui valutare la qualità di un’applicazione di archiviazione documentale.
• La gestione documentale arricchisce le funzionalità proprie dell’archiviazione documentale con l’aggiunta di moduli che svolgano compiti complementari, quali, ad esempio, strumenti per la creazione di database, funzioni evolute per la ricerca di documenti con approccio tipo SQL, l’integrazione con strumenti di office automation (fax, posta elettronica, word processor, fogli elettronici, etc.), l’integrazione con elaboratori centrali.

Grazie al fatto che il programma archivia l’immagine del documento originale (generalmente acquisita tramite scanner), non si ha più la necessità di riferirsi all’originale cartaceo per eventuali ricerche, né di far “girare” carta per i vari uffici, in quanto il documento in forma elettronica è disponibile da tutti i posti di lavoro abilitati (è possibile per sicurezza abilitare gli utenti a compiere solamente certe operazioni o a visualizzare solamente i documenti contenuti in certi archivi).

Una ricerca in ambito di archiviazione documentale anche complessa di uno o più documenti può essere realizzata in pochi secondi e l’immagine del documento originale viene resa disponibile a chi l’abbia ricercata direttamente a video.

Una volta trovato, un documento può essere consultato, stampato, inviato via fax, inviato via posta elettronica, allegato ad una lettera (ad esempio un fax in uscita scritto con Word) o addirittura inglobato nella lettera stessa semplicemente utilizzando i classici strumenti copia ed incolla di Windows.

La nostra soluzione di archiviazione documentale è disponibile in varie configurazioni per installazioni che spaziano dal posto di lavoro singolo alle grandi reti geografiche in architettura multi-server.

Oltre al programma di archiviazione documentale «Immagina 2» vero e proprio sono disponibili diversi moduli opzionali personalizzabili per ampliare le funzionalità di base, per realizzare integrazioni con sistemi host o per far accedere gli utenti via Internet/Intranet tramite browser.

 

Nella prossima sezione si elencano le principali applicazioni del nostro software di archiviazione documentale per meglio focalizzare quali categorie siano maggiormente sensibili al discorso dell’archiviazione ottica e della gestione documentale.

È comunque vero che, in considerazione del livello di burocratizzazione che c’è in Italia, una soluzione di archiviazione documentale elettronica serve praticamente a chiunque.

 

 

La presente vuole essere solamente una indicazione dei campi di applicazione in cui il nostro prodotto di archiviazione documentale è stato già inserito. In alcuni casi è stata data un’indicazione di campi paralleli in cui poterlo proporre. Resta la considerazione che, in generale, la necessità di una soluzione di archiviazione documentale elettronica è strettamente collegata alla necessità di ricercare informazioni in documenti cartacei.

Gestione protocollo: è la più comune delle gestioni attuate con «Immagina 2», in quanto interessa tutti gli Enti Pubblici e la maggior parte delle aziende private. Spesso è integrato con altri applicativi (ad esempio quello sviluppato da Generazione Informatica per la gestione del Protocollo Informatico e per il controllo di flusso).

Archiviazione documentale di delibere/determine: tipica applicazione riservata agli Enti Pubblici per l’organizzazione e la gestione delle delibere e/o delle determine. Tale problematica è, al momento, particolarmente sentita in virtù della legge sulla trasparenza.

Archiviazione documentale di fatture d’acquisto e di vendita: tipica problematica, propria delle aziende che operano nel commercio, è sentita in misura proporzionale alla frequenza con cui le varie fatture devono essere visionate e/o inviate a terzi.

Gestione contratti/polizze: è una problematica di archiviazione documentale che interessa quelle aziende che operano vendendo servizi sottoscritti dai Clienti in forma di contratto o di polizza (ad esempio agenzie di assicurazioni, società di leasing e finanziarie, società di manutenzione, etc.). Per tali Clienti la necessità primaria è la conservazione degli originali firmati dal Cliente per poter produrre, all’occorrenza, copie conformi e per poter effettuare verifiche sulle firme. In tale direzione si sta cercando di spingere l’utilizzo del nostro software di archiviazione documentale anche presso istituti bancari per l’automazione del servizio di verifica delle firme sugli assegni.

Archiviazione documentale tecnica: la problematica riguarda tutte le aziende di produzione che operano su materie prime, su componenti o su semilavorati. Generalmente vengono archiviate grandi quantità di documentazione tecnica (sia prodotta in proprio sia da terzi) per permettere l’omogeneizzazione e l’aggiornamento.

Archiviazione documentale commerciale: tipica problematica di chi ha necessità di frequente consultazione e aggiornamento di documentazione commerciale (listini, cataloghi, depliant, preventivi, ordini, etc.).

Gestione documentazione della qualità e della sicurezza: tipica problematica delle aziende certificate, che hanno la necessità di gestire consentire un semplice, veloce, ma controllato accesso alla documentazione specifica della qualità e della sicurezza (manuali, procedure, moduli, etc.).

Rassegna stampa: è il caso tipico di chi ha la necessità di un’archiviazione documentale di giornali o articoli da giornali e riviste. Trattandosi di un’esigenza diffusa l’interesse si estende dal professionista alle grandi aziende.

Gestione immagini: applicazione canonica dell’archiviazione documentale; interessa tutti coloro che hanno la necessità di archiviare immagini, fotografie, filmati etc. Data l’assoluta integrazione con gli strumenti multimediali eventualmente presenti sul PC, è possibile estendere anche alla gestione di file wave tali applicazioni.

Gestione allegati 740: caso tipico dei commercialisti che hanno la necessità di fare archiviazione documentale di allegati alle dichiarazioni dei redditi dei propri Clienti. In mancanza di un’archiviazione elettronica il commercialista è costretto ad archiviare una notevole quantità di fotocopie (dato che generalmente gli originali vengono restituiti al Cliente). Il vantaggio non deriva tanto dalla reperibilità dei documenti, quanto dal risparmio di spazio (le fotocopie sono a dir poco “infestanti”).

 

 

«Immagina 2» è la soluzione di archiviazione documentale che è stata sviluppata secondo un’architettura che consente un’integrabilità particolarmente spinta. Questo fatto si traduce in una grande adattabilità alle esigenze di ogni singola installazione. Un aspetto particolarmente interessante relativo a tale architettura è che il tempo necessario per sviluppare verticalizzazioni o costruire moduli di integrazione con applicativi di terze parti, è sensibilmente inferiore a quello richiesto dalla maggior parte delle applicazioni di gestione documentale presenti sul mercato.

In linea di massima le possibilità di verticalizzazione ed integrazione della nostra soluzione di archiviazione documentale con applicativi che condividano la stessa piattaforma (cioè sviluppati a 32 bit in ambiente Windows) sono pressoché illimitate.

Le possibili integrazioni con applicativi funzionanti su sistemi proprietari (tipicamente IBM, Bull, Digital, HP, Sun etc.) sono da valutare caso per caso. Di norma il dialogo tra «Immagina 2» e gli applicativi su host si incentra su:

• utilizzo del database dell’host;
• intercettazione dello spool di stampa;
• indicizzazione automatica da maschere d’emulazione;
• allineamento tra database residenti su macchine diverse.

Per il corretto dimensionamento dell’hardware richiesto dal nostro software per l’archiviazione documentale è necessario analizzare singolarmente ogni caso. È tuttavia possibile individuare delle esigenze di massima su cui “tarare” le offerte.

Per quanto concerne le macchine è sufficiente riferirsi alla tabella seguente.

Server		Client
Caratteristiche minime	Caratteristiche consigliate	Caratteristiche minime	Caratteristiche consigliate
Windows 2000/XP	Windows 2003/2008	Windows 2000/XP	Windows XP/VISTA/7
Processore Pentium III	Processore Pentium IV	Processore Pentium	Processore Pentium II o superiore
RAM variabile in funzione della versione di Windows	RAM variabile in funzione della versione di Windows	RAM variabile in funzione della versione di Windows	RAM variabile in funzione della versione di Windows
Spazio per l’applicazione: 400 Mb	Spazio per l’applicazione: 800 Mb	Spazio per l’applicazione: 200 Mb	Spazio per l’applicazione: 400 Mb
Spazio documenti: circa 1 Gb ogni 25.000 fogli A4 B/N 200 dpi	Spazio documenti: circa 1 Gb ogni 25.000 fogli A4 B/N 200 dpi

Per quanto riguarda le periferiche di acquisizione (scanner) è necessario ricordare che può essere utilizzato qualunque scanner con supporto standard TWAIN.

Le unità di memorizzazione dei documenti possono essere ottiche (ad esempio juke-box di CD ROM/DVD), magneto-ottiche (ad esempio juke-box di cartucce magneto-ottiche) o magnetiche (ad esempio stringhe di dischi o dischi rimovibili). Indispensabile è che abbiano il driver per l’ambiente operativo adottato.

In modo analogo è possibile utilizzare qualsiasi stampante che sia dotata del relativo driver per la versione di Windows adottata.

È importante evidenziare che i cambiamenti relativi all’hardware di acquisizione o di stampa non necessitano di alcuna modifica delle impostazioni del nostro software di archiviazione documentale in quanto il programma richiede automaticamente il passaggio delle informazioni sulle periferiche disponibili al sistema operativo, rendendo di fatto disponibile immediatamente qualunque aggiunta o modifica della configurazione.

• «Immagina 2» è il risultato di una ultradecennale esperienza dello staff tecnico di Generazione Informatica nel settore dell’archiviazione documentale ottica e della gestione documentale su sistemi proprietari;
• «Immagina 2» ha riscosso pareri unanimi, molto positivi, da parte della stampa specializzata di settore che ha sottoposto precedenti versioni del prodotto a numerose prove;
• «Immagina 2» vanta un parco installato in continua crescita con nomi di prestigio tra i Clienti che lo hanno adottato ed i partner che lo distribuiscono;
• «Immagina 2» è talmente solido ed affidabile da non richiedere necessariamente la sottoscrizione di un contratto di manutenzione;
• «Immagina 2» è oggetto di continui miglioramenti e di continue aggiunte di funzionalità, cosa che garantisce al prodotto una sicura longevità;
• «Immagina 2» è uno dei prodotti più efficienti e versatili presenti sul mercato; la garanzia di ampia disponibilità di opzioni e personalizzazioni è suffragata dalla scelta strategica di Generazione Informatica di concentrare i propri sforzi aziendali nel solo campo della gestione documentale;
• «Immagina 2» è una soluzione di archiviazione documentale totalmente sviluppato in Italia da Generazione Informatica che è proprietaria unica del marchio e di tutte le componenti del prodotto; non esistono in «Immagina 2» moduli o componenti sviluppati da terze parti;
• «Immagina 2» è supportato, oltre che dalla struttura tecnica del partner che lo rivende, anche da Generazione Informatica stessa, che mette a disposizione degli utenti che avessero problemi tecnici una casella postale dedicata al prodotto;
• «Immagina 2» rende disponibili a qualunque linguaggio di programmazione le proprie singole funzioni, rendendo possibile agli utenti finali lo sviluppo di integrazioni o personalizzazioni;
• «Immagina 2» consente una grande versatilità di utilizzo, supportando periferiche di acquisizione anche diverse dai classici scanner (ad esempio macchine fotografiche digitali o scanner per diapositive).

 

 

Ogni versione di «Immagina 2» rappresenta, nella propria categoria, un punto di riferimento. Quando non addirittura in assoluto, la supremazia del nostro software per l’archiviazione documentale emerge sui concorrenti in un confronto prezzo-prestazioni. Alcuni dei principali punti di forza sono:

• applicazione nativa a 32 bit;
• architettura standard COM, multi-tier e multi-thread;
• architettura multi-server;
• gestione HSM dell’archiviazione delle immagini;
• integrazione automatica con applicativi in architettura OLE-2 e COM (primo fra tutti Microsoft Office); possibilità di non acquistare altri database e di utilizzare l’utility fornita a corredo (su motore Interbase e Paradox);
• indipendenza dal database, con possibilità di gestione di pressoché qualsiasi database presente sul mercato con possibilità di far coesistere più database nell’ambito della stessa applicazione;
• indipendenza dall’hardware con possibilità di adottare qualunque macchina o qualunque periferica certificata per la versione di Windows in uso;
• possibilità di archiviazione documentale di documenti di qualsiasi formato (sia immagini, sia dati);
• possibilità di acquisizione diluita nel tempo delle licenze d’uso o dei moduli addizionali di programma;
• gestione dinamica delle risorse hardware, con possibilità di distribuire su più server le funzioni primarie dell’applicazione;
• funzioni di monitoraggio e controllo del reale utilizzo dell’applicazione per valutazione dei carichi e compilazione di file di log con registrazione di tutta l’attività del sistema;
• funzioni di monitoraggio della quantità di documenti archiviati per gestione migrazioni (ad esempio per masterizzazione di CD ROM/DVD);
• documentazione sia cartacea che in linea particolarmente completa e curata con l’obiettivo di ridurre i costi di start-up degli utenti;
• soluzioni tecniche di archiviazione documentale particolarmente sofisticate per l’ottimizzazione delle risorse hardware e la gestione del sistema (vari livelli di cache per la memorizzazione dei documenti, algoritmi di ottimizzazione della memorizzazione dei documenti per rendere i tempi di accesso indipendenti dal numero di documenti memorizzati, moduli multi-thread, meccanismi di calcolo di doppie impronte per ogni documento con ricalcolo e confronto automatico ad ogni richiesta di visualizzazione per impedire sostituzioni di documenti, etc.)

 

«Immagina 2» porta al Cliente una serie di vantaggi. Vediamone in dettaglio solamente alcuni:

• Razionalizzazione dell’organizzazione: il passaggio da gestione dei flussi cartacei all’archiviazione documentale permette di migliorare l’organizzazione interna. Non “gira” più carta, ma solo “documenti elettronici”.
• Versatilità nelle ricerche: uno dei maggiori limiti dell’archiviazione cartacea è che consente una limitata flessibilità nei criteri di ricerca. L’archiviazione elettronica supera ampiamente questo limite, rendendolo, addirittura, uno dei propri punti di forza (è possibile effettuare ricerche multiple anche molto complesse in modo rapido ed intuitivo).
• Maggiore disponibilità di spazio: la possibilità di conservare gli originali cartacei anche in luoghi differenti rispetto agli uffici, permette di recuperare le aree normalmente adibite ad archivio razionalizzando ed ottimizzando lo sfruttamento degli spazi.
• Aumento della produttività dei dipendenti: il fatto che non ci siano tempi morti per la ricerca, la fotocopiatura e la distribuzione dei documenti produce il doppio vantaggio di ridurre i costi delle suddette attività e di permettere al personale di utilizzare il tempo risparmiato nella gestione documentale per svolgere altre mansioni.
• Aumento della gratificazione del personale: è stato ampiamente dimostrato che i lavori di reperimento e gestione dei documenti cartacei sono visti dai dipendenti come una componente non qualificante del lavoro d’ufficio. L’utilizzo di «Immagina 2» diventa pertanto elemento di riqualificazione del personale d’ufficio.
• Possibilità di risparmiare sui costi vivi: la circolazione del documento in forma elettronica ed il supporto nativo del fax permettono di abbattere alcune voci di costo tra cui: accessori (cartucce di toner della fotocopiatrice), cancelleria (carta, raccoglitori, cartellette, etc.), consumi (elettricità per l’illuminazione degli archivi e consumo della fotocopiatrice).
• Miglioramento della qualità delle informazioni ottenute: le ricerche effettuate in forma elettronica non solo implicano tempi trascurabili per l’ottenimento dei risultati, ma garantiscono l’assoluta corrispondenza di quanto ottenuto a ciò che è stato richiesto.
• Possibilità di gestione documentale dinamica degli archivi elettronici: è possibile mantenere in linea un numero virtualmente infinito di documenti, è possibile altresì effettuare migrazioni da un supporto ad un altro, è possibile inoltre permettere a più persone di consultare il medesimo documento contemporaneamente.
• Possibilità di organizzare l’archiviazione documentale secondo criteri univoci: l’utilizzo di strumenti comuni garantisce l’indipendenza dell’organizzazione degli stessi dai criteri dei singoli utenti.
• Possibilità di esportare i documenti: in molti casi la distribuzione all’esterno (forza di vendita o Clienti) dei documenti è uno strumento molto utile per l’attività aziendale; tale esportazione può essere effettuata con moduli opzionali in diversi modi in funzione delle varie necessità (costruendo CD da distribuire a terzi o consentendo l’accesso via Internet al sistema o quant’altro).

 

Il processo di archiviazione documentale gestito tramite le funzionalità standard di «Immagina 2», è ben distinto dal processo di conservazione dei documenti, per il quale è disponibile uno specifico modulo opzionale di «Immagina 2», che rispetta totalmente la normativa in materia, ovvero le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità agli originali, prima definite nella deliberazione n° 42 (Gazzetta Ufficiale n° 296 del 21 dicembre 2001) e successivamente modificate nella deliberazione del 13 gennaio 2004 (Gazzetta Ufficiale n° 57 del 9 marzo 2004).

La deliberazione consente sia ai privati sia alle pubbliche amministrazioni di eliminare gli originali cartacei. Il quadro regolamentare è completato da un decreto del Ministro delle finanze con il quale sono state determinate le modalità per la conservazione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie (Gazzetta Ufficiale n° 27 del 3 febbraio 2004).

A livello normativo sono ormai stati definiti tutti gli aspetti coinvolti nel processo di conservazione dei documenti e di archiviazione documentale. Gli strumenti tecnologici necessari sono ormai ampiamente disponibili. «Immagina 2» permette di effettuare l’attività di conservazione in modo semplice e sicuro, sollevando il responsabile della conservazione da alcune delle sue responsabilità. Di fatto, non ci sono più ostacoli per eliminare la carta dai nostri uffici.

Per approfondimenti sul tema dell’archiviazione documentale continua con Gestione documentale o visita il nostro sito istituzionale di Generazione Informatica.