Archiviazione elettronica e risparmio

 

Archiviazione elettronica è sinonimo di risparmio

Immagina, in quanto software di gestione documentale, offre la possibilità di risparmiare sui costi vivi legati alla produzione ed alla distribuzione del documento cartaceo. L’archiviazione elettronica permette di abbattere alcune voci di costo tra le quali: accessori (toner), cancelleria (carta, raccoglitori), consumi (elettricità). Vanno inoltre considerati i costi indiretti legati alla produttività.

Con Immagina il tempo speso per la ricerca dei documenti cartacei, considerate anche eventuali perdite di documenti o errori di archiviazione , può essere utilizzato per svolgere  mansioni più produttive.

Sono molti i costi nascosti che un’azienda sostiene nel caso in cui non abbia un sistema di archiviazione elettronica. La gestione documentale è una scelta obbligata per le aziende che scelgono di ottimizzare le risorse economiche.

La necessità di fare più copie per la distribuzione a più persone del medesimo documento obbliga, spesso, a sprecare carta, tempo, elettricità, materiali di consumo e quant’altro viene utilizzato per realizzare e distribuire le fotocopie. Una semplice archiviazione elettronica dei documenti, magari integrata ad un sistema di posta elettronica interna, permetterebbe di azzerare queste voci di costo.

Il ragionamento può essere esteso a tutte le comunicazioni verso l’esterno via fax, che abbiano allegati dei documenti provenienti dall’archivio. Tutto si traduce in gestione documentale.

La voce che più incide, comunque, su questa identificazione di costi che potrebbero essere ridotti nel caso di soluzioni di archiviazione elettronica, è la voce che riguarda il tempo utilizzato per compiere le operazioni di ricerca di un documento. Si consideri quante volte una segretaria è costretta ad alzarsi dalla propria scrivania per andare a cercare, ad esempio, una vecchia fattura; a quanto tempo è necessario per reperirla, fotocopiarla e rimetterla al suo posto. I minuti che occorrono per ogni ricerca, moltiplicati per il numero di ricerche, determina il tempo sprecato. Tutto questo viene risolto dalla scelta di un software di gestione documentale. Risulta intuitivo, infatti, che quanto più sono frequenti le ricerche in archivio, tanto più è auspicabile, anche solamente per una motivazione economica, che venga adottato un sistema di archiviazione elettronica.

Sono molti gli studi sulla gestione documentale che chiariscono i costi del ciclo attivo (dall’ordine alla fatturazione di un prodotto) e il risparmio che si ricava dall’archiviazione elettronica dei documenti.

A titolo di esempio citiamo lo studio effettuato dagli Osservatori Digital Innovation  della School of Management del Politecnico di Milano. Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi è stato calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

Anche all’interno della fiera Smau 2013 è stato affrontato il tema del miglioramento delle prestazioni di un’impresa a fronte di un utilizzo più ampio delle tecnologie digitali e di una scelta consapevole di un buon software di gestione documentale.

Le amministrazioni pubbliche italiane hanno spesso affrontato la tematica del passaggio al digitale in vista di un concreto risparmio sulla spesa pubblica (libro bianco della dematerializzazione).

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